Cómo automatizar las facturas que llegan por email con n8n e IA
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Si cada semana alguien copia a mano proveedor, fecha e importe de las facturas que llegan por correo, es un trabajo perfecto para automatizar: repetitivo, con reglas claras y fácil de comprobar.
El problema
Teclear datos de facturas consume horas y genera errores: importes mal copiados, facturas duplicadas, retrasos al cerrar el mes.
El flujo, de principio a fin
Con n8n se encadena todo en un solo flujo que se ejecuta cada vez que llega un correo.
- Un disparador detecta el email con la factura adjunta
- El PDF se lee con OCR e IA y se extraen proveedor, fecha, base, IVA y total
- Se validan los datos: duplicados, importes incoherentes, proveedor desconocido
- Si todo encaja, se registra en tu contabilidad, ERP u hoja de cálculo
- Si algo no cuadra, avisa a una persona por Slack o email para que lo revise
Qué necesitas
Menos de lo que parece.
- Un buzón donde lleguen las facturas
- Un destino con API (contabilidad, ERP) o una hoja de cálculo
- n8n, en la nube o alojado en tu propio servidor si quieres que los datos no salgan de casa
Buenas prácticas
Automatizar bien es sobre todo no fiarse a ciegas.
- Empieza con unas 50 facturas reales para ajustar el flujo
- Mantén revisión humana para los casos dudosos
- Guarda un registro de qué se procesó y cuándo
- Cuida el RGPD: dónde se almacenan los documentos y quién accede
Cuánto ahorra
Depende de tu volumen. La forma honesta de saberlo: mide cuántos minutos tarda hoy cada factura y compáralo con el tiempo de revisión de solo las dudosas.
¿Quieres que lo hagamos por ti?
Cuéntanos tu caso y te proponemos una solución realista, con plazos y presupuesto claros.