Com automatitzar les factures que arriben per correu amb n8n i IA
Actualitzat:
Si cada setmana algú copia a mà proveïdor, data i import de les factures que arriben per correu, és una feina perfecta per automatitzar: repetitiva, amb regles clares i fàcil de comprovar.
El problema
Teclejar dades de factures consumeix hores i genera errors: imports mal copiats, factures duplicades, retards en tancar el mes.
El flux, de principi a fi
Amb n8n s'encadena tot en un sol flux que s'executa cada cop que arriba un correu.
- Un disparador detecta el correu amb la factura adjunta
- El PDF es llegeix amb OCR i IA i se n'extreuen proveïdor, data, base, IVA i total
- Es validen les dades: duplicats, imports incoherents, proveïdor desconegut
- Si tot encaixa, es registra a la comptabilitat, ERP o full de càlcul
- Si alguna cosa no quadra, avisa una persona per Slack o correu perquè ho revisi
Què necessites
Menys del que sembla.
- Una bústia on arribin les factures
- Una destinació amb API (comptabilitat, ERP) o un full de càlcul
- n8n, al núvol o allotjat al teu propi servidor si vols que les dades no surtin de casa
Bones pràctiques
Automatitzar bé és sobretot no refiar-se a cegues.
- Comença amb unes 50 factures reals per ajustar el flux
- Mantén revisió humana per als casos dubtosos
- Desa un registre del que es va processar i quan
- Cuida el RGPD: on s'emmagatzemen els documents i qui hi accedeix
Quant estalvia
Depèn del teu volum. La forma honesta de saber-ho: mesura quants minuts triga avui cada factura i compara-ho amb el temps de revisar només les dubtoses.
Vols que ho fem per tu?
Explica'ns el teu cas i et proposem una solució realista, amb terminis i pressupost clars.